Tìm thuê được một văn phòng ưng ý vẫn luôn là một bài toán khó, ngay cả đối với doanh nghiệp có nguồn tài chính lớn hay nguồn tài chính ít ỏi:

Chi phí thuê văn phòng sẽ tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nên việc tính toán ngân sách dùng cho việc thuê văn phòng là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Nguôn ngân sách phải được dự tính rõ ràng để không bị ảnh hưởng đến các chi phí hoạt động sau này. Và mọi kế hoạch đều được thực hiện theo lộ trình. Song song với đó là xác định thời gian thuê ngay từ đầu. Sẽ giúp bạn chọn lựa được giữa thuê một văn phòng trong tòa nhà cao ốc, văn phòng trong phố hay khu công nghiệp.

Bạn nên xác định rõ nhu cầu của mình đối với văn phòng cho thuê. Bạn cần vị trí đẹp hay chấp nhận vị trí ven trung tâm? Bạn cần mô hình truyền thống hay văn phòng chia sẻ hay một văn phòng ảo? Bạn có cần tiếp khách hay giao dịch nhiều. Cơ sở vật chất như bàn ghế, phòng họp, phòng riêng theo phong cách hiện đại để quảng bá hình ảnh công ty. Thu hút nhân tài hay việc đó là không cần thiết? Lên một list những điều doanh nghiệp cần nhất theo thứ tự. Bạn sẽ loại bỏ được những nhu cầu không cần thiết để khoanh vùng phạm vi lựa chọn.

Trước khi quyết định đi gặp một công ty môi giới hay một chủ tòa nhà cho thuê. Bạn nên tìm hiểu rõ về mô hình các loại văn phòng. Như văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ hay văn phòng ảo thì phù hợp với doanh nghiệp. Tham khảo xu hướng trong nước và quốc tế. So sánh ưu nhược của từng loại hình cũng như tham khảo giá thị trường. Đây là việc cần thiết đề bạn có được những lựa chọn tốt nhất. Việc nắm bắt giá cả chung của thị trường cũng có ích trong việc đàm phán với chủ văn phòng cho thuê.

Việc tìm hiểu về thị trường văn phòng cho thuê giúp bạn có lợi thế khi có thể tìm ra những điểm hạn chế của văn phòng mà bên cung cấp đưa ra. Chẳng hạn như nơi gửi xe không đủ rộng, thiết kế không theo kịp xu hướng hiện tại,….

Tại các khu trung tâm giá thuê bao giờ cũng đắt hơn gấp vài lần so với khu xa trung tâm. Tuy nhiên đừng thuê xa trung tâm quá, điều này khiến đối tác đánh giá không cao công ty của bạn. Thuê văn phòng khu vực cận trung tâm, có đường lớn qua lại, gần đối tác là tốt nhất.

Biết cách đàm phán giúp bạn không bị thiệt thòi trong kinh doanh. Đây cũng là bí quyết thuê mặt bằng văn phòng giá rẻ. Tuy nhiên, để có thể đàm phán thuận lợi bạn phải có hiểu biết về việc mình đàm phán. Hiểu biết vè đối phương, biết người biết ta trăm trận trăm thắng. Trong khi đàm phán, cũng không nên tỏ ra mình là người quá soi mói, không lịch sự. Điều này làm ảnh hưởng đến cái nhìn của đối phương dành cho bạn. Hãy tỏ ra mình là người am hiểu lĩnh vực bất động sản, tạo sự nể phục, tin cậy từ chủ cho thuê.

Đàm phán thất bại, đừng vội tỏ ra mình rất cần thuê văn phòng. Hãy cho chủ văn phòng biết mình có rất nhiều sự lựa chọn, xung quanh văn phòng của họ có rất nhiều văn phòng khác chưa có người thuê.

Khi thống nhất cho thuê 2 bên lập hợp đồng. Tất cả các nội dung phải rõ ràng, được cơ quan Nhà nước xác nhận để tránh rắc rối sau này. Muốn tránh những rủi ro về hành chính, pháp lý, bạn cũng nên tìm hiểu những điều luật liên quan đến việc cho thuê văn phòng. Xem xét đơn vị mình thuê có gặp vấn đề gì về pháp lý hay không. Khi giao kết hợp đồng, hai bên ký kết mỗi bên giữ một bản. Khi thành giao hãy giữ mối quan hệ tốt đẹp với chủ cho thuê sẽ có lợi cho bạn.