Ở TP.HCM, hình thức văn phòng ảo khá phổ biến và có không ít đơn vị cung cấp dịch vụ, tuy nhiên để lựa chọn được địa chỉ thuê văn phòng ảo tốt nhất vẫn còn là khó khăn của nhiều doanh nghiệp.
1. Văn phòng ảo và giá trị mang lại cho doanh nghiệp
Cho thuê văn phòng ảo/ văn phòng đại diện/ địa chỉ đăng ký kinh doanh…là dịch vụ cung cấp địa chỉ tòa nhà văn phòng hợp pháp cho doanh nghiệp nhằm sử dụng đăng ký trên giấy tờ, giấy phép đkkd và các thủ tục pháp lý cũng như trong giao dịch thương mại.
Hiện nay, chưa có điều Luật riêng quy định về loại hình dịch vụ văn phòng này. Tuy nhiên, dựa theo điều 43 Luật doanh nghiệp 2014, văn phòng ảo là hình thức văn phòng mà doanh nghiệp có thể sử dụng hoàn toàn hợp pháp.
Giá trị mang lại cho doanh nghiệp
Đây là hình thức văn phòng tiết kiệm chi phí và mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp Startup và SMEs (doanh nghiệp vừa và nhỏ), doanh nghiệp có khả năng tài chính thấp.
- Tiết kiệm chi phí
Chi phí thuê văn phòng ảo chỉ bằng 1/10 so với văn phòng thuê theo diện tích. Giá thuê văn phòng ảo dao động từ 500 nghìn/tháng tùy thuộc vào vị trí tòa nhà.
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu
Đặc thù một số lĩnh vực như dịch vụ truyền thông, sự kiện, thương mại… hình ảnh doanh nghiệp luôn được chỉnh chu, thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng chi tiết nhằm xây dựng lòng tin khách hàng. Sẽ ấn tượng hơn khi địa chỉ công ty đối tác nằm ở mặt tiền tuyến đường lớn của trung tâm Quận 1.
- Được hỗ trợ nhiều tiện ích kèm theo
Tùy thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ mà các tiện ích nhận được sẽ khác nhau. Tuy nhiên dịch vụ văn phòng ảo sẽ đảm bảo hỗ trợ khách hàng trong các vấn đề sau:
- Địa chỉ tòa nhà dùng trong các vấn đề pháp lý
- Nhận- chuyển tiếp thư từ, bưu phẩm
- Nhận- trả lời- thông báo cuộc gọi trong phạm vi cho phép (số điện thoại cố định tòa nhà)
- Khả năng linh động và thuận tiện trong công việc
Doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo, nhân sự sẽ làm việc linh động hơn, có thể làm tại văn phòng chia sẻ/tại nhà/quán cà phê … và không giới hạn về địa lý. Doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn nhân sự từ khắp mọi nơi vừa có thể tối đa hóa hiệu suất và tối ưu chi phí nhân sự.
2. 4 nguyên tắc chính khi chọn thuê văn phòng ảo
Để lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tốt nhất, doanh nghiệp cần nắm 5 nguyên tắc sau:
2.1 Lựa chọn yếu tố ưu tiên là chi phí hay vị trí
Mỗi doanh nghiệp có định hướng phát triển và những tiêu chí cần ưu tiên khác nhau. Tuy nhiên có 2 yếu tố mà hầu hết các doanh nghiệp phân vân khi lựa chọn đó chính là chi phí và vị trí tòa nhà.
Để tiết kiệm thời gian khi làm việc với đơn vị cung cấp dịch vụ, bạn hãy tham khảo trước giá thuê trên thị trường và liệt kê những vị trí mong muốn. Nguyên tắc chung của thị trường là tòa nhà có vị trí “đắc địa” thì phí thuê sẽ cao hơn các vị trí khác và ngược lại.
Hãy cân nhắc yếu tố đang được ưu tiên hiện tại của doanh nghiệp là gì? Vì địa chỉ đăng ký kinh doanh có thể thay đổi, nhưng nên hạn chế.
2.2 So sánh tiện ích và cơ sở vật chất của các đơn vị
Như đã chia sẻ ở trên, các tiện ích kèm theo và khả năng hỗ trợ của đơn vị cung cấp là một phần giá trị mà dịch vụ văn phòng ảo mang lại.
Trước khi ra quyết định, hãy tham khảo và so sánh:
- Mức chi phí có hợp lý? Cao hay thấp hơn mức bạn mong muốn và thị trường?
- Các tiện ích có gì nổi trội hơn và hợp lý so với mức giá?
- Cơ sở vật chất hiện tại như thế nào? Hãy dành thời gian tham quan tòa nhà hoặc ít nhất là có đủ tư liệu, hình ảnh về tòa nhà. Đánh giá các yếu tố như quy mô, thời gian hoạt động, trang thiết bị có đảm bảo an toàn…
2. 3 Đánh giá sự chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ
Chọn thuê nhằm đơn vị cung cấp dịch vụ không uy tín sẽ ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp. Không chỉ gián đoạn công việc mà còn dẫn để các vấn đề về pháp lý, rắc rối không đáng có như mất thư từ, bưu phẩm.
Thông tin dịch vụ văn phòng ảo có thể dễ dàng tìm kiếm trên Internet và có thể làm việc với nhà cung cấp qua các kênh online. Tuy nhiên, hãy dành thời gian ít nhất một lần để đến trực tiếp và kiểm tra giữa thực tế và thông tin nhận được. Hãy thử ở vai trò là đối tác, khi đến liên hệ công việc với doanh nghiệp của bạn sẽ đánh giá được dịch vụ khách quan hơn.
Mặc khác có nhiều cách để kiểm tra độ uy tín của đơn vị bạn sắp hợp tác như tìm kiếm trên kênh online và các review. Lựa chọn được đơn vị chuyên nghiệp sẽ tránh ảnh được các ảnh hưởng trong việc kinh doanh và nhất là những scandal hoặc những vấn đề pháp lý liên quan đến địa chỉ tòa nhà.
2.4 Đặt câu hỏi và làm rõ nội dung hợp đồng
Tưởng chừng như đây là điều cơ bản và ai cũng biết khi chọn thuê văn phòng ảo. Tuy nhiên có không ít trường hợp bị bỏ qua, và người thuê luôn mặc định câu trả lời theo như mình mong muốn vì cho rằng đây là vấn đề nhỏ.
Mỗi tòa nhà, mỗi đơn vị dịch vụ sẽ có những quy định riêng dù là vấn đề nhỏ hay lớn, hãy làm rõ cũng như đề xuất những hỗ trợ cần thiết trước khi ký hợp đồng để tránh những tranh cãi không cần thiết về sau.
- Giá thuê đã bao gồm những chi phí nào? Còn những chi phí phát sinh nào khác?
- Khu vực đỗ xe có đảm bảo luôn luôn sẵn sàng cho doanh nghiệp của bạn? Tránh trường hợp bất cập như đối tác của bạn đến tòa nhà nhưng phải để xe bên ngoài, hoặc nơi đỗ xe ở xa.
- Các dịch vụ như internet, phòng họp, nội thất phòng họp, nhân viên hỗ trợ trực tiếp,thời gian tiếp nhận và phản hồi yêu cầu hỗ trợ…
Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín là bước đầu thuận lợi trong kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
Mọi thông tin chi tiết cũng như các vấn đề cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ 0948 781 379
- Quý khách có thể tham khảo thêm:
