3 Bước đơn giản giúp bạn dễ dàng chọn thuê văn phòng ưng ý
Hình ảnh doanh nghiệp được đánh giá không chỉ thông qua sự chuyên nghiệp trong công việc mà còn được đóng góp bởi những ấn tượng ban đầu của khách hàng, đối tác. Trụ sở, văn phòng làm việc cũng là một trong những yếu tố làm nên bộ mặt của doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp dù quy mô lớn hay nhỏ đều cần phần chọn lựa thuê văn phòng thật kỹ.
Hiện nay, trên thị trường văn phòng cho thuê HCM có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê. Nhưng giữa hàng nghìn sản phẩm, làm sao để chọn được đáp ứng yêu cầu, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian? Cùng Win Home tìm hiểu 3 bước sau để chọn được văn phòng ưng ý nhất nhé.
1. Đưa ra kế hoạch và các yêu cầu rõ ràng, chi tiết
Việc hoạch định kế hoạch rõ ràng, chi tiết sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công việc hiệu quả hơn. Có 4 yếu tố cần xác định rõ trong kế hoạch:
1.1 Vị trí văn phòng
Doanh nghiệp, tổ chức của bạn mong muốn đặt văn phòng ở đâu? Hãy chọn thuê tại những tuyến đường lớn, trục đường chính tại trung tâm thành phố. Hoặc các khu vực phát triển, có cơ sở hạ tầng, giao thông thuận lợi và an toàn. Bên cạnh đó, đừng quên xem xét các tiện ích xung quanh như ngân hàng, nhà hàng, quán ăn, y tế, giáo dục… Và quan trọng nhất là vị trí phù hợp với tính chất lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
Vd:
- Các doanh nghiệp logistic thường chọn đặt văn phòng tại quận 2, gần cảng Cát Lái.
- Các trung tâm giáo dục, trung tâm anh ngữ thường chọn khu vực đông dân cư, phát triển tại các quận trung tâm
1.2 Xác định tổng diện tích cần thuê
Trung bình cần có 3-5m2/nhân viên để có đủ không gian làm việc, thoải mái sáng tạo , nhưng cũng có thể dao động tăng giảm tùy thuộc vào tính chất công việc và phong cách, văn hóa doanh nghiệp.
Cách tính diện tích văn phòng: 5m2 x số nhân viên
Các yếu tố cần xem xét khi tính diện tích như:
- Có cần không gian riêng cho phòng họp?
- Lãnh đạo ngồi cùng nhân viên hay mong muốn thiết kế phòng làm việc riêng?
- Tính chất ngành nghề kinh doanh.
Vd: nếu doanh nghiệp trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, sẽ có thiết kế văn phòng, bàn ghế khác với lĩnh vực thiết kế, sáng tạo
Hãy cân nhắc và thống nhất ý kiến với ban lãnh đạo, vì diện tích văn phòng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê và hiệu quả, năng suất làm việc.
1.3 Ngân sách thuê văn phòng
Là một trong những yếu tố quan trọng nhất, chi phí thuê văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính của doanh nghiệp. Khả năng tài chính quyết định mức giá có thể thuê, phân khúc văn phòng hạng A hay văn phòng giá rẻ.
Hãy đưa ra con số, mức giá thuê mong muốn bằng hoặc thấp hơn so với ngân sách của doanh nghiệp nhằm hạn chế các loại chi phí phát sinh. Đảm bảo rằng doanh nghiệp không phải quá “gồng mình” trả tiền thuê hàng tháng
1.4 Các yêu cầu đặc biệt từ doanh nghiệp
Cần liệt kê những yêu cầu mà doanh nghiệp mong muốn như:
- Bãi giữ xe: bạn cần vị trí để cho bao nhiêu xe? Có cần chỗ để xe ô tô không? Lối ra vào thuận tiện di chuyển không?
- Thang máy: Hầu hết các tòa nhà văn phòng đều có thang máy, hơn nữa những tòa nhà văn phòng quy mô trên 2.000m2 thường có 2 thang máy để đáp ứng đủ nhu cầu cho khách hàng. Nhưng nếu bạn thuê tầng trên cùng, cao nhất hãy chú ý vì một số tòa nhà thang máy không đi đến tầng trên cùng.
- Máy phát điện: Các doanh nghiệp đòi hỏi làm việc trên máy tính hay cần lưu trữ liên tục cần có xem xét các yêu cầu về máy phát điện cũng như sự ổn định của hệ thống điện trong tòa nhà.
- Bảo hiểm tòa nhà, bảo hiểm cháy nổ bắt buộc: thông thường những loại bảo hiểm này này do ban quản lý tòa nhà cung cấp. Đối với một số đơn vị cung cấp dịch vụ giáo dục cần xem xét các yêu cầu này.
2. Xem xét kỹ hợp đồng thuê
Đi đến quyết định ký hợp đồng thuê điều đó có nghĩa là bạn thật sự ưng ý với văn phòng đó. Nhưng đừng quên xem xét kỹ các điều khoản trong hợp đồng
2.1 Thời hạn thanh toán
Vấn đề tài chính, tiền bạc vẫn là quan trọng nhất, thông thường các đơn vị cho thuê sẽ cho bạn một khoảng thời gian để di chuyển và sắp xếp văn phòng (không quá 15 ngày). Ngày doanh nghiệp chính thức hoạt động tại văn phòng sẽ là ngày bắt đầu tính phí thuê.
Thanh toán bao lâu một lần? Thông thường doanh nghiệp sẽ phải thanh toán chi phí thuê định kỳ mỗi tháng 1 lần, nhưng cũng có một số thỏa thuận thanh toán định kỳ 3 tháng hoặc 6 tháng 1 lần. Thời gian thanh toán trước càng nhiều thì khả năng thỏa thuận mức giá thuê càng cao.
2.2 Các loại chi phí phát sinh
Bên cạnh giá thuê cố định doanh nghiệp còn phải chi trả các loại chi phí như:
- Phí điện, nước, giữ xe, Internet
- Phí quản lý
- Phí VAT
- Giá thuê tăng mỗi năm: phần trăm giá thuê tăng theo mỗi năm có hợp lý không?
- Phí bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị
Tùy vào đơn vị cung cấp tòa nhà mà có bảng giá, chi phí khác nhau. Nhiều đơn vị thường có chính sách ưu đãi miễn phí nhiều loại chi phí cho khách hàng.
2.3 Các điều khoản sau khi hết hợp đồng thuê
Vừa ký hợp đồng đã phải lo đến việc hết hợp đồng có phải lo xa quá không?
Không đâu, những vấn đề về trả lại tiền cọc sau khi thuê thường là vấn đề gây tranh cãi giữa khách hàng và ban quản lý tòa nhà. Bao nhiêu lâu sau khi kết thúc hợp đồng thuê, doanh nghiệp có thể nhận lại tiền cọc ? Doanh nghiệp cần phải làm những thủ tục nào?
Đây là những câu hỏi quan trọng bạn cần làm rõ và cần được cam kết trước khi đặt bút ký hợp đồng thuê.
3. Tham khảo thông tin từ nhiều đơn vị cho thuê
Việc thuê văn phòng cũng cần nắm được nhiều thông tin về văn phòng cần thuê. Hãy thử liên hệ nhiều bên môi giới hoặc đơn vị trực tiếp quản lý tòa nhà để có được thông tin và mức giá thuê hợp lý nhất
Không tránh được tình trạng cùng một tòa nhà, cùng một văn phòng nhưng có nhiều mức giá khác nhau từ các đơn vị môi giới, ban quản lý đưa ra. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp đi thuê cần tham khảo thông tin từ nhiều bên.
Tuy sẽ phải mất nhiều thời gian hơn để làm việc với nhiều đơn vị hỗ trợ, nhưng để chọn được văn phòng ưng ý, mức giá thuê hợp lý nhất. Doanh nghiệp hãy dành thời gian tìm hiểu nhiều hơn nhé
Đây là 3 bước mà bất cứ doanh nghiệp tìm thuê văn phòng nào cũng không thể bỏ qua. Văn phòng làm việc ảnh hưởng đến cả bộ mặt và hình ảnh của doanh nghiệp. Nếu không muốn mất quá nhiều thời gian hãy cùng Win Home chia sẻ những kinh nghiệm thuê văn phòng nhé.
Win Home– đơn vị quản lý hơn 45+ tòa nhà văn phòng khắp khu vực Tp.HCM hân hạnh được đồng hành cùng quý doanh nghiệp trên con đường phát triển.
Mọi thông tin cần hỗ trợ vui lòng liên hệ ngay 0903 34 84 94 Để chúng tôi được hỗ trợ quý doanh nghiệp tốt nhất.
