Dịch vụ văn phòng ảo

Trong những năm gần đây, văn phòng truyền thống bộc lộ một số khuyết điểm dành cho startup mới khởi nghiệp.

Do đó, mô hình văn phòng ảo du nhập vào Việt Nam – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trẻ không đủ kinh phí mở một văn phòng hoàn chỉnh. Thế nhưng, đối với một số người vẫn còn lạ lẫm với cụm từ “văn phòng ảo là gì”. Và đây là câu trả lời được nhiều người quan tâm nhất.

 

1. Tôi muốn khởi nghiệp và có tìm hiểu qua mô hình văn phòng ảo. Vậy văn phòng ảo là gì? Mô hình này mang lại lợi ích gì cho tôi?

Ngày nay, thị trường bất động sản ngày càng biến động thất thường, do đó một doanh nghiệp trẻ gặp khó khăn khi tìm một văn phòng hay thành lập công ty. Thấu hiểu điều này, dịch vụ văn phòng ảo ra đời và trở thành “phong trào” hiện nay. Vậy văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo WinHome hay còn gọi Virtual Office là một văn phòng đại diện giao dịch. Hay nói cách khác đây là một hình thức văn phòng cung cấp địa chỉ kinh doanh, liên lạc và các dịch vụ hỗ trợ khác mà không cần diện tích thực tế. Chính vì thế, người thuê có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không cần phải đến công ty.

Khi đăng ký sử dụng dịch vụ văn phòng ảo bạn sẽ được cung cấp một địa chỉ HỢP PHÁP làm địa chỉ kinh doanh và giao dịch giữa doanh nghiệp và đối tác, khách hàng.

Tất nhiên, khi thuê dịch vụ văn phòng ảo bạn sẽ sở hữu một văn phòng làm việc như truyền thống với mức chi phí rất thấp:

• Nhân viên lễ tân trực điện thoại, bưu phẩm, thư từ, fax…sau đó chuyển đến cho doanh nghiệp. Do đó, sử dụng dịch vụ văn phòng ảo bạn không phải tốn kém nhân sự.
• Phòng họp đầy đủ tiện nghi, sang trọng có máy chiếu, màn hình LCD, clipchart, giấy bút…

Thực sự, dịch vụ văn phòng ảo đang tạo “cơn sốt” trong thị trường kinh doanh hiện nay. Loại hình này vừa giúp startup tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực trong việc thành việc thành lập công ty.

2. Tôi muốn sử dụng mô hình này nhưng không biết về vấn đề pháp lý như thế nào? Có hợp pháp hay không?

Theo điều 35 của Luật Doanh Nghiệp số 60/2005/QH11 được quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 29/11/2005:

Địa chỉ kinh doanh chính là một địa chỉ đăng kí làm trụ sở kinh doanh, một địa chỉ giao dịch của doanh nghiệp phải nằm trên địa phận lãnh thổ Việt Nam và có một địa chỉ cố định: số nhà, thị trấn, huyện quận, thị xã, tỉnh, thành phố… số điện thoại, số fax hoặc hộp thư điện tử (Nếu có).

Doanh nghiệp phải đăng ký chính xác thời gian bắt đầu hoạt động của cơ quan chức năng đăng ký kinh doanh trong thời gian 15 ngày kể từ lúc nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh từ cơ quan này.

Do đó, khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo bạn sẽ được đảm bảo về vấn đề pháp lý và công ty sẽ được đi hoạt động đúng pháp luật.

3. Khi có bưu phẩm, thư từ của tôi thì tôi nhận bằng cách nào?

Khi sử dụng mô hình văn phòng ảo, bất kỳ bưu phẩm hay thư từ nào nhân viên lễ tân bên dịch vụ đều liên hệ cho bạn đến nhận ngay. Trường hợp, bạn không đến nhận được có thể nhờ bên dịch vụ gửi qua grap hoặc bưu điện về cho bạn.

4. Lợi ích chi phí của văn phòng ảo là gì?

Về chi phí mặt bằng: Đây là vấn đề quan tâm hàng đầu của startup khi mới thành lập và đây cũng là ưu điểm lớn nhất của hình thức văn phòng ảo mang lại. Khi sử dụng mô hình này, chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí đáng kể.

Cụ thể, chi phí văn phòng ảo chỉ bằng 1/10 so với văn phòng cho thuê truyền thống. Bên cạnh đó, bạn không phải tốn một khoản chi phí nào về đầu tư trang bị thiết bị, bảo trì bảo dưỡng hay các chi phí phát sinh khác.

• Về nhân sự:

  Đa phần người trực tiếp trao đổi với khách hàng thay cho doanh nghiệp là nhân viên lễ tân. Với dịch vụ văn phòng ảo, bạn sẽ được cung cấp đội ngũ nhân viên tiếp tân chuyên nghiệp, thông thạo ngoại ngữ, nhanh nhẹn hỗ trợ khách hàng 24/24.

Do đó, khi sử dụng vụ này doanh chủ vừa được xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm chi phí nhân lực.

• Chi phí đầu tư trang thiết bị:

  Khi sử dụng hình thức này, hiển nhiên doanh nghiệp được hưởng tất cả tiện ích đi kèm mà chi phí chỉ từ 9.900đ/ ngày. Bạn sẽ không còn phải lo lắng hay suy nghĩ chi phí bao nhiêu để sắm trang thiết bị văn phòng hay bảo trì, bảo dưỡng định kỳ. Tất cả đã có cho thuê văn phòng ảo giá rẻ lo.

• Ngoài ra, bạn còn sở hữu khu vực tiếp khách, phòng họp sang trọng đều được bố trí sang trọng. Góp phần tạo nên phong cách lịch sự khi gặp khách hàng.

5. Kinh nghiệm khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo là gì? Đơn vị nào cung cấp dịch vụ uy tín tại TPHCM?

Hiện nay, tại riêng TPHCM đã xuất hiện rất nhiều doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ này. Bạn sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn so với trước đây. Chúng tôi có một vài lời khuyên cho bạn để chọn được dịch vụ phù hợp nhất:

• Địa chỉ đẹp: Nên lựa chọn các dịch vụ cho phép đặt địa chỉ tại các quận trung tâm, tòa nhà lớn để tiện cho việc giao dịch

• Tiện ích đầy đủ: Dịch vụ phải tối thiểu đáp ứng được các tiện ích như: phòng khách, lễ tân, số điện thoại – số fax, trà nước, wifi,…

• Tư vấn rõ ràng: Nhân viên tư vấn có chuyên môn, giải đáp mọi thắc mắc cho bạn trước khi đăng ký sử dụng dịch vụ

• Đơn vị uy tín: Lựa chọn các đơn vị lâu năm trên thị trường

• Support tốt: Bộ phận chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ cho bạn khi có vấn đề xảy ra

• Nên sử dụng kết hợp với dịch vụ văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng trọn gói