Cẩm nang cần biết khi thuê văn phòng
Để quá trình thuê văn phòng được thực sự thuận lợi, doanh nghiệp cần chú ý rất nhiều điều. Đặc biệt là giai đoạn tìm hiểu về văn phòng đó. Một vài hướng dẫn trong cẩm nang cần biết khi thuê văn phòng được thể hiện ở bài viết dưới đây. Hi vọng sẽ giúp doanh nghiệp suôn sẻ và tránh được các rủi ro không mong muốn trong quá trình này.
Tìm hiểu kĩ thông tin về tòa nhà văn phòng
Dù có ưng ý văn phòng dự định thuê đến như thế nào, doanh nghiệp cũng đừng quên tìm hiểu thêm các thông tin liên quan để tránh gặp phải những vấn đề phát sinh không như ý. Hãy xem xét đến các yếu tố như ưu-nhược điểm của tòa nhà, số tầng hay số lượng văn phòng còn trống. Thời gian gần đây có doanh nghiệp nào đã chuyển văn phòng đi hay không, lý do họ chuyển đi, giá thuê văn phòng của các tòa nhà xung quanh…. Đây đều là những thông tin vô cùng cần thiết để doanh nghiệp kiểm tra xem văn phòng đó có thực sự phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không. Cũng như mức giá thuê đưa ra có hợp lý và tương xứng với chất lượng của văn phòng.
Chỉ đặt cọc sau khi đã hoàn tất việc đàm phán hợp đồng
Để giữ được vị thế chủ động trong việc thuê văn phòng, doanh nghiệp nên yêu cầu được xem xét hợp đồng trước khi tiến hành đặt cọc. Hãy xem xét kĩ lưỡng các vấn đề được nêu trong hợp đồng. Để chắc chắn rằng mọi thứ đều rõ ràng và không có những phát sinh ngoài ý muốn trong thời gian thuê văn phòng. Hãy chú ý đến các điều khoản liên quan đến chi phí, tiền cọc, mức tăng giá có thể có,… Vì chúng tác động trực tiếp đến ngân sách của doanh nghiệp. Sau khi đã xem xét , đàm phán và đạt được thỏa thuận, doanh nghiệp hãy chuyển tiền đặt cọc.
Quan tâm đến tổng chi phí thay vì riêng giá thuê văn phòng
Trên thực tế, tổng chi phí thuê văn phòng bao gồm rất nhiều các khoản khác nhau chứ không phải chỉ riêng phí thuê diện tích văn phòng. Và đây chính là điều mà doanh nghiệp cần để tâm. Các khoản phí đi kèm thường gồm phí bảo vệ, phí giữ xe, phí dịch vụ vệ sinh, phí bảo trì, tiền điện nước hàng tháng, phí làm ngoài giờ…. Doanh nghiệp cần nắm rõ hết giá của từng loại phí này. Để có thể so sánh cũng như đối chiếu với ngân sách mà đơn vị dự định chi ra khi thuê văn phòng.
Xem xét kĩ diện tích văn phòng
Diện tích văn phòng thường được tính là diện tích sử dụng thực tế. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần xem xét kĩ vấn đề này và nếu cần thiết có thể đo lại để có được kết quả chính xác. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng cũng như cách bố trí nội thất sau này của doanh nghiệp. Ngoài ra, văn phòng có thể có những phần diện tích không hữu ích như góc chết, các cột… Doanh nghiệp cũng cần tính đến những trường hợp này để có những phương án phù hợp.
Một số điều cần biết khi thuê văn phòng trên đây tuy nhỏ nhưng rất hữu ích. Và có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong giai đoạn tìm và xem xét một văn phòng. Văn phòng chính là ngôi nhà của doanh nghiệp. Vì vậy hãy chú ý và chăm sóc kĩ lưỡng ngay từ khi bắt đầu để cơ quan của bạn có được một an cư tốt nhất.
