Những điều cần lưu ý trước khi kí hợp đồng thuê văn phòng ?
Việc thuê văn phòng sẽ được coi là hoàn tất khi doanh nghiệp đặt bút kí tên lên hợp đồng. Đây là một văn bản quan trọng và có tác động lâu dài đến địa điểm mà công ty đã chọn. Vậy trước khi kí, doanh nghiệp cần chú ý những điều gì để đảm bảo quyền lợi của mình cũng như tránh các rắc rối phát sinh về sau?
Xem xét kĩ diện tích văn phòng
Diện tích văn phòng cho thuê là một yếu tố cực kì quan trọng trên hợp đồng. Do vậy doanh nghiệp cần xem xét kĩ lưỡng để tránh những rắc rối không mong muốn khi chính thức vào thuê. Các tòa nhà văn phòng hạng A, B, C đa phần đều tính diện tích cho thuê theo diện tích thực tiễn sử dụng. Tuy vậy, doanh nghiệp cần biết diện tích văn phòng được đo theo cách nào để có thể biết được số liệu chính xác. Thông thường, văn phòng cho thuê được đo theo 3 cách:
– Đo thông thủy, trong lòng văn phòng.
– Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng.
– Đo theo mép ngoài và vách bao quanh văn phòng.
Khi biết cách đo này, doanh nghiệp có thể tiến hành đo lại. Để nắm được diện tích chính xác trước khi kí hợp đồng.
Giá thuê và tổng chi phí thuê văn phòng
Nhất thiết không được xem qua loa những điều khoản liên quan đến chi phí thuê văn phòng. Bởi chúng ảnh hưởng trực tiếp tới ngân sách cũng như dòng tiền của doanh nghiệp bạn. Ngoài chi phí thuê diện tích văn phòng, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến những khoản phí khác. Liên quan trực tiếp như phí bảo vệ, phí dịch vụ vệ sinh, phí bảo trì, đơn giá điện nước, chăm sóc cây xanh … Ngoài ra còn một số khoản phí khác có thể không phát sinh thường xuyên nhưng vẫn sẽ có như phí làm việc ngoài giờ, tiền điện nước theo các bậc tiêu thụ,…. Đây sẽ là khoản chi cố định hàng tháng mà doanh nghiệp cần bỏ ra để duy trì văn phòng nên hãy xem xét kĩ lưỡng trước khi đặt bút kí hợp đồng.
Thời hạn thuê văn phòng và gia hạn
Chắc chắn không có doanh nghiệp nào muốn chuyển văn phòng liên tục. Nên việc xem xét và thỏa thuận thời hạn thuê văn phòng cũng cần được chú ý. Đồng thời, hãy xem thời gian hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và ngày doanh nghiệp của bạn bắt đầu phải trả phí thuê văn phòng. Thời hạn doanh nghiệp bạn cần để sửa chữa hoặc trang trí nội thất có tính vào thời gian thuê hay không…Ngoài ra, khi thời hạn thuê văn phòng lâu dài. Bạn cũng cần quan tâm đến khả năng tăng giá thuê văn phòng trong tương lai được thể hiện trong hợp đồng. Hãy xem mức tăng giá là bao nhiêu phần trăm và bao lâu sẽ tăng để doanh nghiệp của bạn có dự trù ngân sách hợp lý.
Quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên đi thuê và cho thuê
Chú ý những điều liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của hai bên cho thuê và đi thuê là không bao giờ thừa. Những quyền lợi và trách nhiệm đó bao gồm: thời hạn giao mặt bằng, việc đảm bảo tính pháp lý của văn phòng, trách nhiệm thanh toán tiền thuê, ….. Đây đều là những điều khoản ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình thuê văn phòng nên doanh nghiệp. Hãy chú ý cũng như đảm bảo hiểu rõ trước khi kí hợp đồng.
Một số điểm cần lưu ý khác
Ngoài những điểm chính trên đây, khi xem xét hợp đồng. Doanh nghiệp cũng không nên bỏ qua một số điểm như: thời gian thanh toán và loại tiền tệ dùng để thanh toán chi phí thuê văn phòng, cam kết và hiệu lực của hợp đồng. Điều khoản chấm dứt hợp đồng hoặc các phụ lục liên quan.
Ngoài việc xem xét kĩ hợp đồng trước khi kí kết, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm ý kiến của luật sư. Những tài liệu liên quan để đi đến quyết định chính xác nhất. Kí hợp đồng là một quyết định quan trọng, hãy chú ý và xem xét kĩ lưỡng để việc thuê văn phòng được suôn sẻ và có khởi đầu như mong muốn.
